El éxito de los planes de formación anuales

Para diseñar un plan de formación a medida en cualquier empresa, independientemente de su tamaño, es necesario tener en cuenta ciertos aspectos que harán de este laborioso trabajo un éxito o una forma adornada de malgastar dinero y recursos.

Debemos partir de una base sólida: El catálogo de formación. Este debe incluir todos los cursos activos a los que podemos acceder; es el motivo de la importancia de su  mantenimiento. Encontramos catalogados cursos obsoletos o los mismos cursos con diferentes versiones, circunstancia que entorpece el proceso posterior de selección y planificación de formaciones.

¿Cuánto tiempo necesitamos para recoger las necesidades del año siguiente?  Es común abordar el proceso dos meses antes de finalizar el año. En cualquier caso hay que marcar la salida y ponerle fecha de finalización. Nuestra obligación es atender el mayor número de solicitudes dentro del presupuesto de formación y éste es el trabajo más complicado.

Abramos un paréntesis en este punto. Si hablamos del reparto de la bolsa de formación,  en muchos casos no existe la solidaridad necesaria entre departamentos. No siempre el departamento de más personal debe llevarse el mayor porcentaje de la bolsa y sin embargo existe una lucha por equiparar el porcentaje, con el número de empleados por departamento. Esto atiende a dos razones principales: Se tiende a utilizar la bolsa de formación asignada como recompensa para empleados que no han podido ser bonificados de otra manera ofreciéndoles, por ejemplo, cursos de inmersión en idiomas o cursos de crecimiento personal tan de moda actualmente. Y esto es un problema añadido al no dar la importancia necesaria a estos cursos, que según mi opinión, sostienen la fórmula del éxito de las empresas modernas. La segunda razón es la posible pérdida de poder de los responsables de cada departamento frente a sus empleados y sus iguales.

Y nos encontramos en ese punto crítico donde se debe realizar una criba seria de todas las peticiones recibidas. El departamento de formación debe tener la potestad de rechazar las solicitudes no pertinentes. Pero nos encontraremos con la eterna pregunta, ¿Quién eres tú para saber si mi empleado necesita o no este curso?… Y a eso me refiero… Solidaridad.

Y esa potestad debe extenderse a la relación con el departamento de compras. En grandes empresas es necesario presentar al menos tres propuestas diferentes por parte de los proveedores hasta seleccionar la opción más adecuada a nuestras necesidades formativas. Este proceso siempre ha estado centrado en la disminución de costes poniendo en un segundo plano la calidad de los formadores. La opinión del departamento de formación debe ser definitiva y la comunicación con compras, constante.

A estas alturas hemos ajustado el presupuesto,  disponemos de los proveedores y  las peticiones cribadas y definitivas. Es el momento de los administradores de formación. Personas no siempre justamente reconocidas encargadas de planificar fechas, realizar convocatorias, preparar documentación (con el esmero necesario si son cursos subvencionados)  y tener la logística de las aulas en perfecto estado. Gestionar y sustituir bajas, atender llamadas relacionadas con los cursos… Tan común como inexplicable recibir llamadas sobre cursos para preguntar de qué van o por qué está incluidos en la convocatoria. ¿Quién le habrá inscrito en el curso?

Si disponemos de un departamento de Back-Office estamos de enhorabuena. Esa documentación, ese registro de asistencia, debe convertirse en datos dentro de nuestro LMS para controlar el absentismo a cursos, evitar la convocatorias repetidas y obtener un histórico de formación individual de cada empleado de nuestra empresa. Realizan el seguimiento y la evaluación de cada formación, aspecto al que no se le da la importancia necesaria teniendo en cuenta que debe servir de instrumento para medir la calidad de formadores y formaciones.  La realidad es que los administradores de formación suelen realizar también estas tareas en lo que se ha venido denominando proceso e2e, reduciendo el coste de mantener un departamento Back-Office paralelo.

Si pensamos que cuanto más pequeña es la empresa más fácil es la planificación anual del proceso de formación, nos equivocamos. Esta “rigidez” en cuanto a los pasos a seguir marcará el éxito del plan anual de formación.

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